Cách Trộn Dữ Liệu Trong Excel, Sắp Xếp Ngẫu Nhiên Các Ô, Hàng Và Cột
Trong Word, Mail Merge hay trộn thư dùng bảng Excel là một tính năng vô cùng hữu dụng. Khi kết hợp với Excel, nó giúp bạn gửi thư cho 1 danh sách người gửi với thông tin riêng cụ thể. Đặc biệt, công cụ này thật sự rất cần thiết cho các bạn làm về kế toán hay quản lý nhân sự . Hãy cùng Tin học MOS khám phá tính năng cực hay này của Excel nhé.
Đang xem: Cách trộn dữ liệu trong excel
Tính năng trộn thư được dùng để tạo nhiều văn bản trong cùng 1 lúc. Những văn bản này có cùng mẫu, nội dung căn bản và hình minh họa, chỉ có 1 số phần cụ thể được thay đổi để cá nhân hóa từng bản. Có 3 loại tài liệu được sử dụng trong quá trình trộn thư:
Tài liệu chính.Cơ sở dữ liệu.Văn bản trộn.
Mục lục
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel cho việc trộn thư.
Công đoạn quan trọng nhất trong quá trình trộn thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu. Bạn sẽ dùng biểu mẫu trong Excel của bạn như cơ sở dữ liệu cho danh sách người nhận.
Xem thêm: Cách Sơ Chế Con Trùng Trục Với Dứa Xì Xụp Hết Nồi Cơm, Trùng Trục Trị Mồ Hôi Trộm Như Thế Nào
Sau đây là 1 số tip để chuẩn bị dữ liệu cho 1 thư trộn. Hãy đảm bảo rằng:
Tên cột trong bảng khớp với tên trường bạn muốn đưa vào trong thư trộn.Mọi dữ liệu được trình bày trong trang đầu tiên của biểu mẫu.Các giá trị phần trăm, tiền tệ hoặc mã điện tín phải được đặt đúng dạng trong biểu mẫu để Word có thể đọc đúng.Mọi thay đổi hoặc bổ sung vào biểu mẫu phải được hoàn thành trước khi kết nối với văn bản trộn thư trong Word.
Trong nhóm Finish, chọn Finish & Merge
Kích chuột vào Print Documents hoặc Send Email Messages.
Bước 5: Lưu thư trộn của bạn.
Khi bạn lưu tài liệu trộn thư, nó sẽ luôn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể tái sử dụng tài liệu này cho lần tiếp theo.
Để làm được điều này, mở tài liệu trộn thư và chọn Yes khi Word gợi ý bạn giữ sự liên kết.
Xem thêm: 5+ Cách Trộn Gỏi Gà Ngon Đơn Giản Cho Gia Đình, 5 Cách Làm Gỏi Gà Đơn Giản Tại Nhà
Tóm lại về Cách trộn Mail dùng bảng Excel
Trộn thư (Mail merge) là tính năng cực kỳ hữu ích trong Microsoft Word. Tính năng này giúp các bạn sử dụng Excel giảm thiểu tối đa thời gian khi làm bất cứ dạng thông báo nào để gửi cho nhiều người như thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và các bạn có thể in hàng loạt chỉ bằng một thao tác cực đơn giản.. Hi vọng với bài viết trên Tin học MOS đã cung cấp được kiến thức bổ ích cho bạn.
Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Excel nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS Excel online và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!
Thông tin liên hệ
Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương